A HORA CHEGOU!!

É com uma imensa gratificação que o grupo Classifica em 020 anuncia o resultado do nosso trabalho final da disciplina Diplomática e Tipologia Documental com o professor André. Ao longo do semestre diversas atividades foram propostas e o conhecimento acumulado contribuiu de forma totalmente satisfatória para a conclusão dos resultados finais.

Convidamos à todos para que deem uma olhada em nosso produto final.

Blog:  Simplificando o Processo

Novidades!!!

Boa tarde,

queridos leitores, é com muita satisfação que anunciamos que nessa semana vamos concluir o nosso trabalho final da disciplina Diplomática e Tipologia Documental.

Aguardem as novidades!!!

Procedimento de Seleção Simplificada para Contratação de Professor Substituto

Iniciando a atividade final da disciplina de Diplomática e Tipologia Documental, o grupo Classifica em 020 abre esse post trazendo um esboço introdutório das idéias que, posteriormente,  pretendemos colocar em prática. A tarefa básica, a princípio, é escolher um documento que faça parte da documentação do Decanato de Gestão de Pessoas da UnB, mapear seu trâmite, seus procedimentos, verificar a normatização existente que o embasa e, a partir disso, propor melhorias, caso os mesmos existam, ou criar uma nova normatização e identificar os responsáveis por cada etapa.

O grupo Classifica em 020 escolheu o seguinte: Procedimento de Seleção Simplificada de Professor Substituto. Para que todos possam entender onde exatamente nossa escolha está inserida, aí vai um pequeno resumo:

“Existem dois tipos de Procedimentos de Seleção Simplificada: os direcionados a professores efetivos e aqueles direcionados a professores temporários. Sendo que o referente a professores efetivos estão divididos em níveis de associado, adjunto e assistente e os professores temporários em substituto, visitante, colaborador e voluntário. Portanto, a seleção escolhida é de professor temporário e mais especificamente, substituto.”

O que fizemos até agora? Visitamos o arquivo intermediário do CEDOC, onde a documentação do DGP está sendo tratada e tivemos acesso aos documentos da Seleção Simplificada até o ano de 1999, por amostragem. Queremos comparar o procedimento dessa documentação antiga com o procedimento atualmente adotado e verificar quais as mudanças ocorreram, para tanto visitaremos o DGP. De antemão, alguns novos procedimentos já conseguimos identificar quando comparamos a documentação de até 1999 com a nova listagem do procedimento disponível do site do DGP. Como exemplo, houve uma mudança quanto ao departamento que autoriza a seleção simplificada: antes era a própria reitoria, já hoje é o DGP. Essa constatação só foi possível a partir da análise do trâmite proporcionada pela amostra de documentos coletada. E por falar no trâmite, conseguimos (apesar de existir a possibilidade de mudanças) mapeá-lo.

Antes: Departamento – Vice Reitoria - SRH – Departamento – Vice Reitoria -Departamento –SRH

Hoje: Departamento - Decanato de Gestão de Pessoas - Departamento – Decanato de Gestão de Pessoas

Percebemos, então, o encurtamento do procedimento. O próximo passo é fixar o trâmite bem como as razões de sua mudança e seguir com a idéia porposta no começo do post. 

Análise de Suportes não-convencionais!

Olá, seguidores!

Essa semana a atividade da disciplina de Diplomática e Tipologia Documental da UnB resolveu analisar os materiais de suportes não-convencionais. Nosso grupo ficou responsável por analisar a Rádio Informação  que é uma rádio acadêmica constituída por universitários de diferentes cursos Universidade de Brasília. Então vamos lá?

Fonte: http://migre.me/9dlwg

A partir da análise sobre as atividades da Rádio Informação disponibilizadas por nossa monitora, conseguimos encontrar várias séries! Como? dissipando as informações contidas nas atividades. Imaginamos, na verdade, quais os produtos das atividades desenvolvidas, do que os profissionais necessitam para desenvolvê-las bem como os produtos dessas atividades. Para analisar diplomaticamente e tiplologicamente, escolhemos a série “Entrevistas ao vivo com os alunos transmitidas no programa Papo Científico” pelo fato de ser uma realidade que, de vez em quando, acontece dentro da nossa universidade. Somos abordados por jornalistas/estudantes e temos a oportunidade de dar nossas opiniões sobre temas atuais.

Formulário:

Séries encontradas:

• Script do programa Bom dia UnB para guiar o radialista durante o programa;
• Entrevistas ao vivo com os alunos transmitidas no programa Papo Cabe
• Relatório de votação do site sobre a votação de temas atuais para entrevistar os alunos no    programa Papo Cabeça;
• Script do programa Papo Cabeça para guiar o radialista durante o programa; 
• Script do programa História Cantada para guiar o radialista durante o programa;
• Script do programa Papo Científico para guiar o radialista durante o programa; 
• Script do programa Momento cultural para guiar o radialista durante o programa;
• Relatório de votação do site sobre a votação de temas atuais para entrevistar os pesquisadores no programa Papo Cabeça;
• Entrevista com pesquisadores transmitidas no programa Papo Científico;

Série Escolhida para Análise:

• Entrevistas ao vivo com os alunos transmitidas no programa Papo Cabeça;

Análise Diplomática e Tipológica

Suporte:  DVD;

Função administrativa: transmitir notícias aos universitários sobre temas atuais;

Emissor:  rádio informação;

Forma: original;

Formato: gravação em DVD;

Gênero: áudio visual;

Espécie: entrevista;

Tipo: gravação de entrevista;

Autor:  alunos;

Data: não identificada;

Legislação:  direito da imagem, direito autoral.

Trâmite: gravação, edição, publicação e armazenamento;

Produtor:  rádio informação;

Valor: valor de prova para a rádio informação, valor sentimental para quem apareceu nas imagens, valor de informação para a rádio informação, entre outros;

Utilização: pode ser usado para transmissão de idéias, para pesquisas, para entreterimento, etc;

Número de exemplares: não identificado;

Lugar em que é conservado:  na rádio informação e em seu site;

Acesso: acesso livre;

Linguagem: visual e textual;

Publicação: não identificada;

Olá Turma,

Fonte

Ficamos muito felizes com a repercussão da Atividade Desafio que propomos há alguns dias. A ideia era exatamente essa: fazer com que os alunos discutam sobre um exemplo que está inserido na nossa realidade. O interessante foi que alguns colegas até citaram um pouco sobre as características internas e externas dos documentos, mesmo não tendo sido citado no comando da atividade. Concordamos plenamente quando disseram que a falha maior foi do hospital, pois não souberam reconhecer o documento de identificação médica falso. Achamos importante também que alguns dos colegas citaram outros documentos que poderiam ter sido falsificados também, como o RG, CPF, título de eleitor, diplomas, históricos, atestados médicos, comprovantes de residência, título de especialização e documentos para contratação em geral.

Em relação ao ponto mais importante da atividade, que era sobre as características que indicavam que o documento era falso, o grupo que aceitou o desafio foi bastante abrangente e acertou em cheio. Aspectos como o tipo de suporte, se o papel era timbrado, as assinaturas, carimbos, símbolos, o próprio nome da pessoa, o número do registro do médico poderiam ter sido essenciais na hora da análise dos documentos.

Agradecemos a participação de todos na nossa atividade. Até a próxima.

Modelos de tipologia documental

Fonte

Na última aula, o professor entregou para cada grupo vários marcadores de página, foi proposto que analisássemos essa série documental utilizando três modelos apresentados por Ruipérez. E posteriormente criássemos o nosso próprio modelo. Abaixo apresentamos o resultado dessa atividade.

Modelo de Cataluña

Organismo: EDUEM

Descrição documental

Série documental: marcador de página publicitário;

Ordenação: ordem cronológica (como o documento não possui data devemos  considerar a data de publicação do livro que cada marcador de página faz referência);

Datas-limite: sem data

Função administrativa: marketing/publicidade

Âmbito legal: para produzir os marcadores de página as gráficas devem participar de processo licitatório de acordo coma Lei n.º 8.666/93, que institui normas para licitações e contratos de administração pública;

Documentos que formam o expediente: chamada de publicação de livro, deliberação em reunião, minuta do livro;

Letras lineares: não identificada;

Séries antecedentes: o expediente: chamada de publicação de livro, deliberação em reunião, minuta do livro, livro;

Séries relacionadas: o expediente: chamada de publicação de livro, deliberação em reunião, minuta do livro, livro;

Documentos recaptulativos: o livro publicado pela editora;

Suporte: papel;

Suporte de substituição: arquivo eletrônico da editora.

Valores da documentação

P. Administrativo, legal, jurídico e fiscal: não identificados;

S. Histórico: não identificado;

Acesso à documentação: acesso livre;

Proposta de eliminação: provavelmente foram impressos em quantidades suficientes para ampla distribuição. Sendo assim, não há exemplares para serem eliminados;

Modelo Madrid (Mercedes Heredero)

Tipo documental: marcador de página;

Organismo produtor: EDUEM;

Origem: EDUEM;

Trâmite: política de confecção de divulgação do livro, produção, publicação do livro, divulgação e disponibilização aos leitores e clientes:

Função: marketing / publicidade;

Valores e prazos: não identificados;

Utilização: marcar páginas;

Número de exemplares: seis;

Lugar onde se conserva: na livraria editora;

Publicações que recorrem ao documento parcial ou integralmente: os livros referenciados nos documentos;

Acessos e prazos: acesso livre e prazos indeterminados;

Crescimento anual: de acordo com a demanda;

Observações: -

Modelo Barcelona

Descrição: marcadores de páginas publicitários para registro da publicidade;

Denominação da série: marcadores de página;

Oficina produtora: EDUEM;

Finalidade da gestão: marketing/publicidade;

Procedimento administrativo: divulgação do livro. Decisão de divulgar e produzir o marcador de páginas;

Legislação: para produzir os marcadores de página as gráficas devem participar de processo licitatório de acordo com a Lei n.º 8.666/93, que institui normas para licitações e contratos de administração pública;

Documentos que formam os documentos o processo: chamada de publicação de livro, deliberação em reunião, minuta do livro, processo licitatório para contratação de gráfica para produzir os marcadores de página;

Séries antecedentes ou relacionadas: livro;

Documentos recaptulativos: livros referenciados em cada marcador de páginas;

Documentos duplicados: sim, vários marcadores;

Tipos de registro: impressão;

Vigência administrativa: indeterminada, o inicio é quando publica o livro;

Data-limite: data da publicação do livro;

Forma de ordenação: ordem cronológica;

Tipos de suporte: papel;

Aplicação informática: não se aplica;

Localização da documentação: na editora;

Observações: -

Pessoas que podem ter a guarda da documentação: editora, gráfica, ex-editor.

Avaliação

Critérios: guardar um exemplar de cada modelo;

Propostas: guarda permanente;

Observações:-

Assinatura: -

Modelo do Grupo Classifica em 020

Suporte: papel;

Função administrativa: marketing;

Emissor: EDUEM;

Forma: original múltiplo;

Formato: folheto;

Gênero: imagético, textual;

Espécie: marcador;

Tipo: marcador de página;

Autor: EDUEM;

Data: não identificada;

Legislação: Lei n.º 8.666/93;

Trâmite: política de confecção de divulgação do livro, produção, publicação do livro, divulgação e disponibilização aos leitores e clientes;

Produtor: EDUEM;

Valor: Administrativo e histórico;

Utilização: marcar páginas;

Número de exemplares: vários, produzidos de acordo com a demanda;

Lugar em que é conservado: editora;

Acesso: acesso livre;

Linguagem: visual e textual;

Atividade sobre o acervo do CEDOC

Fonte

Quais as espécies documentais existentes no CEDOC?

1)    Atas

2)    Atos

3)    Processos

4)    Relatórios

5)    Ofícios

6)    Convites

7)    Memorandos

8)    Projetos

9)    Contratos

10) Requisição

Quais as correspondentes funções de tais espécies?

1)    Expor o que ocorreu durante uma reunião, assembleia ou sessão

2)    Tratar as formas de provimento e de vacâncias de cargos e funções gratificadas ou de direitos conferidos a alguém

3)    Desenvolver expediente, incluindo tipos diversos de documentos e que tramita até que se cumpra o ato administrativo.

4)    Expor ocorrências, fatos, despesas, transações ou atividades realizadas por autoridade com finalidade de prestar conta de seus atos a autoridade superior.

5)    Estabelecer a comunicação entre órgãos

6)    Convidar para comparecer a alguma reunião, palestra ou participar de algo.

7)    Estabelecer a comunicação interna em determinada instituição, órgão, dentre outros.

8)    Descrever planos e propostas de algo que deve ser feito.

9)    Estabelecer relações de direitos e deveres.

10) Solicitar algo.

Quais os tipos documentais existentes no CEDOC?

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, tipo documental é a

divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

Sendo assim, no CEDOC há, dentre outros, os seguintes tipos documentais: atas de reunião de centros acadêmicos que registram a pauta dos assuntos tratados em reuniões, memorandos solicitando o pagamento de adicional noturno, relatórios de avaliação de estudantes que desenvolvem atividade de monitoria, memorandos de funcionários e colaboradores solicitando o gozo do período de férias, processo de contração de professores substitutos.

Relacione as séries documentais do arquivo do Cedoc com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a Teoria das 3 Idades

1)    Espécie: Ata

a.    Ata de reunião:

                                          i.    Corrente: 04 anos

                                         ii.    Intermediário: 05 anos

                                        iii.    Destinação: guarda permanente

2)    Espécie: Memorando

a.    Memorando de solicitação de pagamento de adicional noturno

                                          i.    Corrente: 05 anos

                                         ii.    Intermediário: 47 anos

                                        iii.    Destinação: eliminação

3)    Espécie: Relatórios

a.    Relatório de avaliação de monitoria:

                                          i.    Corrente: 03 anos

                                         ii.    Intermediário: 02 anos

                                        iii.    Destinação: guarda permanente

4)    Espécie: Memorando

a.    Memorando de solicitação de gozo de férias

                                          i.    Corrente: 07 anos

                                         ii.    Intermediário: ---

                                        iii.    Destinação: eliminação

5)    Espécie: Processo

a.    Processo de contratação de professor temporário

                                          i.    Corrente: enquanto vigorar a prestação de serviços

                                         ii.    Intermediário: 52 anos

                                        iii.    Destinação: eliminação

Sugira um plano de classificação para os documentos do CEDOC.

01 – Administração geral

          01.1  – Processo de projetos de gestão, implantação de mudanças.

          01.2  – Atas de Reuniões

          01.3  – Atos da reitoria

          01.4  – Resoluções (separada por unidades, por exemplo resoluções da Conselho
          de Administração formará uma série e as resoluções do Centro de Planejamento
          formará outra)

          01.5  – Instruções (separada por setor por exemplo, Instruções do Conselho
          Universitário, do Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão e do Conselho de
          Administração, sendocada uma em uma série, ordenadas cronologicamente)

02 – Pessoal

          02.1  – Formas de seleção

               02.11 – Processo de contratação de professor substituto

               02.12 – Concurso para provimento de cargo público

               02.13 – Concurso para professor Adjunto

               02.14 – Processo de análise curricular para preenchimento de vaga

          02. 2 – Prestação de Serviço

               02.21 – Contrato de Prestação de Serviço

          02.3 – Lista de frequência

               02.31– Lista de Frequência de Estagiário

               02.32 – Lista de Frequência de Servidor

               02.33 – Lista de Frequência de Prestador de Serviço

          02.4 – Atestado Médico

          02.5 – Folha de pagamento

               02.51 – Descontos

               02.52– Adicionais

03 – Material

           03.1 – Proposta de Aquisição

           03.2 - Processo de Compra

                03.22 – Material de Consumo

                03.23 – Material Permanente

           03.3 – Comando de Estoque

                03.33 – Lista de Estoque

                03.34 – Solicitação de Material

04 – Financeiro

           04.1 – Fatura

                04.11 – Fatura de Serviço

                04.12 – Fatura de Material

                      04.121 – Fatura de Material de Consumo

                       04.122 – Fatura de Material Permanente

            04.2 – Nota de Empenho

05 – Informações Diversas

            05.1 – Protocolo

            05.2 – Comunicados

            05.3 – Convites/ Agradecimentos

            05.4 – Outros

Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no CEDOC?

Primeiramente deveria ser construída uma sede apropriada para o CEDOC, já que as instalações são precárias, o que prejudica a integridade do acervo sob sua guarda, não oferecendo nenhuma segurança quanto a sinistro, por exemplo.

Deveria haver um laboratório para restauração de documentos.

Treinamento para a equipe cedoquiana nos setores em que atua, por exemplo, no de microfilmagem.

Tratamento de descrição de documentos imagéticos, como fotografias, para identificação e posterior recuperação de informações para atender demandas de pesquisadores.

Contratação de arquivistas especializados em gêneros documentais audiovisuais, fonográficos, iconográfico e multimeios, dos quais o CEDOC possui acervo, mas não dá o tratamento adequado que promova a recuperação de informação.

Aumentar a divulgação do trabalho do CEDOC  para decanatos e departamentos da UnB

Ter uma equipe fixa para fazer assistência técnica em vários setores da UnB com periodicidade.

Composição de uma comissão para elaboração de um plano de classificação da área meio próprio para o fundo FUB.

Reanalisar as atividades de protocolo, e tentar aprimorar os trabalhos para que tenha uma inter-relação com as atividades arquivísticas, como por exemplo, classificação, e que melhor possam representar as séries documentais.

Melhorar o sistema UnBDOC, para que possa retratar a realidade dos departamentos, adotando numerações próprias para séries documentais, facilitando assim a ordenação e organização do acervo.

Manual de orientação às atividades diárias que apontasse as equipes e seus respectivos trabalhos diários;

Cursos direcionados aos estagiários a fim de mantê-los conectados no sentido de aprendizado ao CEDOC;

Sistema de tramitação automatizado de documentos no CEDOC.

Referências

ARQUIVO NACIONAL. (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Publicações técnicas n.º 51. Disponível em <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/dicionrio_de_terminologia_arquivstica.pdf>

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2007, 320 p.

CAMARGO, Ana Maria de Almeida & BELLOTTO, Heloisa. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. AAB/Núcleo Regional de São Paulo. São Paulo: CENADEM, 1990

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da adiministração pública/Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001, 199 pág.

Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às atividades-fim das instituições federais de ensino superior – IFES. Disponível em <http://www.cedoc.unb.br/images/stories/ifes_codigo_de_classificacao_de_documentos.pdf>