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Quais as espécies documentais existentes no CEDOC?
1) Atas
2) Atos
3) Processos
4) Relatórios
5) Ofícios
6) Convites
7) Memorandos
8) Projetos
9) Contratos
10) Requisição
Quais as correspondentes funções de tais espécies?
1) Expor o que ocorreu durante uma
reunião, assembleia ou sessão
2) Tratar as formas de provimento e
de vacâncias de cargos e funções gratificadas ou de direitos conferidos a
alguém
3) Desenvolver expediente, incluindo
tipos diversos de documentos e que tramita até que se cumpra o ato
administrativo.
4) Expor ocorrências, fatos,
despesas, transações ou atividades realizadas por autoridade com finalidade de
prestar conta de seus atos a autoridade superior.
5) Estabelecer a comunicação entre
órgãos
6) Convidar para comparecer a alguma
reunião, palestra ou participar de algo.
7) Estabelecer a comunicação interna
em determinada instituição, órgão, dentre outros.
8) Descrever planos e propostas de
algo que deve ser feito.
9) Estabelecer relações de direitos e
deveres.
10) Solicitar algo.
Quais os tipos documentais existentes no CEDOC?
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística, tipo documental é a
divisão de espécie documental que reúne documentos por suas
características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de
conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias,
cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos,
daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
Sendo assim, no CEDOC há, dentre outros, os seguintes tipos
documentais: atas de reunião de centros acadêmicos que registram a pauta dos
assuntos tratados em reuniões, memorandos solicitando o pagamento de adicional
noturno, relatórios de avaliação de estudantes que desenvolvem atividade de
monitoria, memorandos de funcionários e colaboradores solicitando o gozo do
período de férias, processo de contração de professores substitutos.
Relacione as séries documentais do arquivo do Cedoc com as
respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a Teoria das 3 Idades
1) Espécie: Ata
a. Ata de reunião:
i. Corrente:
04 anos
ii. Intermediário:
05 anos
iii. Destinação:
guarda permanente
2) Espécie: Memorando
a. Memorando de solicitação de
pagamento de adicional noturno
i. Corrente:
05 anos
ii. Intermediário:
47 anos
iii. Destinação:
eliminação
3) Espécie: Relatórios
a. Relatório de avaliação de
monitoria:
i. Corrente:
03 anos
ii. Intermediário:
02 anos
iii. Destinação:
guarda permanente
4) Espécie: Memorando
a. Memorando de solicitação de gozo
de férias
i. Corrente:
07 anos
ii. Intermediário:
---
iii. Destinação:
eliminação
5) Espécie: Processo
a. Processo de contratação de
professor temporário
i. Corrente:
enquanto vigorar a prestação de serviços
ii. Intermediário:
52 anos
iii. Destinação:
eliminação
Sugira um plano de classificação para os documentos do
CEDOC.
01 – Administração geral
01.1 – Processo de projetos de gestão,
implantação de mudanças.
01.2 – Atas de Reuniões
01.3 – Atos da reitoria
01.4 – Resoluções (separada por unidades, por
exemplo resoluções da Conselho
de Administração formará uma série e as resoluções do Centro de Planejamento
formará outra)
de Administração formará uma série e as resoluções do Centro de Planejamento
formará outra)
01.5 – Instruções (separada por setor por
exemplo, Instruções do Conselho
Universitário, do Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão e do Conselho de
Administração, sendocada uma em uma série, ordenadas cronologicamente)
Universitário, do Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão e do Conselho de
Administração, sendocada uma em uma série, ordenadas cronologicamente)
02 – Pessoal
02.1 – Formas de seleção
02.11 – Processo de contratação de professor substituto
02.12 – Concurso para provimento de cargo público
02.13 – Concurso para professor Adjunto
02.14 – Processo de análise curricular para preenchimento de
vaga
02. 2 – Prestação de Serviço
02.21 – Contrato de Prestação de Serviço
02.3 – Lista de frequência
02.31– Lista de Frequência de Estagiário
02.32 – Lista de Frequência de Servidor
02.33 – Lista de Frequência de Prestador de Serviço
02.4 – Atestado Médico
02.5 – Folha de pagamento
02.51 – Descontos
02.52– Adicionais
03 – Material
03.1 – Proposta de Aquisição
03.2 - Processo de Compra
03.22 – Material
de Consumo
03.23 – Material
Permanente
03.3 – Comando de Estoque
03.33 – Lista de Estoque
03.34 – Solicitação de Material
04 – Financeiro
04.1 – Fatura
04.11 – Fatura de Serviço
04.12 – Fatura de Material
04.121 – Fatura de Material de
Consumo
04.122 – Fatura de Material Permanente
04.2 – Nota de
Empenho
05 – Informações Diversas
05.1 – Protocolo
05.2 – Comunicados
05.3 – Convites/ Agradecimentos
05.4 – Outros
Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no CEDOC?
Primeiramente deveria ser construída uma sede apropriada
para o CEDOC, já que as instalações são precárias, o que prejudica a
integridade do acervo sob sua guarda, não oferecendo nenhuma segurança quanto a
sinistro, por exemplo.
Deveria haver um laboratório para restauração de documentos.
Treinamento para a equipe cedoquiana nos setores em que
atua, por exemplo, no de microfilmagem.
Tratamento de descrição de documentos imagéticos, como
fotografias, para identificação e posterior recuperação de informações para
atender demandas de pesquisadores.
Contratação de arquivistas especializados em gêneros
documentais audiovisuais, fonográficos, iconográfico e multimeios, dos quais o
CEDOC possui acervo, mas não dá o tratamento adequado que promova a recuperação
de informação.
Aumentar a divulgação do trabalho do CEDOC para
decanatos e departamentos da UnB
Ter uma equipe fixa para fazer assistência técnica em vários
setores da UnB com periodicidade.
Composição de uma comissão para elaboração de um plano de
classificação da área meio próprio para o fundo FUB.
Reanalisar as atividades de protocolo, e tentar aprimorar os
trabalhos para que tenha uma inter-relação com as atividades arquivísticas,
como por exemplo, classificação, e que melhor possam representar as séries
documentais.
Melhorar o sistema UnBDOC, para que possa retratar a
realidade dos departamentos, adotando numerações próprias para séries
documentais, facilitando assim a ordenação e organização do acervo.
Manual de orientação às atividades diárias que apontasse as
equipes e seus respectivos trabalhos diários;
Cursos direcionados aos estagiários a fim de mantê-los
conectados no sentido de aprendizado ao CEDOC;
Sistema de tramitação automatizado de documentos no CEDOC.
Referências
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes:
tratamento documental. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2007, 320 p.
CAMARGO, Ana Maria de Almeida & BELLOTTO, Heloisa.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. AAB/Núcleo Regional de São
Paulo. São Paulo: CENADEM, 1990
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos.
Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos
às atividades-meio da adiministração pública/Arquivo Nacional. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2001, 199 pág.
Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos
às atividades-fim das instituições federais de ensino superior – IFES.
Disponível em
<http://www.cedoc.unb.br/images/stories/ifes_codigo_de_classificacao_de_documentos.pdf>
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