sexta-feira, 18 de maio de 2012

Atividade sobre o acervo do CEDOC


Fonte


Quais as espécies documentais existentes no CEDOC?
1)    Atas
2)    Atos
3)    Processos
4)    Relatórios
5)    Ofícios
6)    Convites
7)    Memorandos
8)    Projetos
9)    Contratos
10) Requisição


Quais as correspondentes funções de tais espécies?
1)    Expor o que ocorreu durante uma reunião, assembleia ou sessão
2)    Tratar as formas de provimento e de vacâncias de cargos e funções gratificadas ou de direitos conferidos a alguém
3)    Desenvolver expediente, incluindo tipos diversos de documentos e que tramita até que se cumpra o ato administrativo.
4)    Expor ocorrências, fatos, despesas, transações ou atividades realizadas por autoridade com finalidade de prestar conta de seus atos a autoridade superior.
5)    Estabelecer a comunicação entre órgãos
6)    Convidar para comparecer a alguma reunião, palestra ou participar de algo.
7)    Estabelecer a comunicação interna em determinada instituição, órgão, dentre outros.
8)    Descrever planos e propostas de algo que deve ser feito.
9)    Estabelecer relações de direitos e deveres.
10) Solicitar algo.

Quais os tipos documentais existentes no CEDOC?
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, tipo documental é a
divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

Sendo assim, no CEDOC há, dentre outros, os seguintes tipos documentais: atas de reunião de centros acadêmicos que registram a pauta dos assuntos tratados em reuniões, memorandos solicitando o pagamento de adicional noturno, relatórios de avaliação de estudantes que desenvolvem atividade de monitoria, memorandos de funcionários e colaboradores solicitando o gozo do período de férias, processo de contração de professores substitutos.
Relacione as séries documentais do arquivo do Cedoc com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a Teoria das 3 Idades
1)    Espécie: Ata
a.    Ata de reunião:
                                          i.    Corrente: 04 anos
                                         ii.    Intermediário: 05 anos
                                        iii.    Destinação: guarda permanente
2)    Espécie: Memorando
a.    Memorando de solicitação de pagamento de adicional noturno
                                          i.    Corrente: 05 anos
                                         ii.    Intermediário: 47 anos
                                        iii.    Destinação: eliminação
3)    Espécie: Relatórios
a.    Relatório de avaliação de monitoria:
                                          i.    Corrente: 03 anos
                                         ii.    Intermediário: 02 anos
                                        iii.    Destinação: guarda permanente
4)    Espécie: Memorando
a.    Memorando de solicitação de gozo de férias
                                          i.    Corrente: 07 anos
                                         ii.    Intermediário: ---
                                        iii.    Destinação: eliminação
5)    Espécie: Processo
a.    Processo de contratação de professor temporário
                                          i.    Corrente: enquanto vigorar a prestação de serviços
                                         ii.    Intermediário: 52 anos
                                        iii.    Destinação: eliminação

Sugira um plano de classificação para os documentos do CEDOC.

01 – Administração geral

          01.1  – Processo de projetos de gestão, implantação de mudanças.
          01.2  – Atas de Reuniões
          01.3  – Atos da reitoria
          01.4  – Resoluções (separada por unidades, por exemplo resoluções da Conselho
          de Administração formará uma série e as resoluções do Centro de Planejamento
          formará outra)
          01.5  – Instruções (separada por setor por exemplo, Instruções do Conselho
          Universitário, do Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão e do Conselho de
          Administração, sendocada uma em uma série, ordenadas cronologicamente)


02 – Pessoal

          02.1  – Formas de seleção
               02.11 – Processo de contratação de professor substituto
               02.12 – Concurso para provimento de cargo público
               02.13 – Concurso para professor Adjunto
               02.14 – Processo de análise curricular para preenchimento de vaga
          02. 2 – Prestação de Serviço
               02.21 – Contrato de Prestação de Serviço
          02.3 – Lista de frequência
               02.31– Lista de Frequência de Estagiário
               02.32 – Lista de Frequência de Servidor
               02.33 – Lista de Frequência de Prestador de Serviço
          02.4 – Atestado Médico
          02.5 – Folha de pagamento
               02.51 – Descontos
               02.52– Adicionais

03 – Material

           03.1 – Proposta de Aquisição
           03.2 - Processo de Compra
                03.22 – Material de Consumo
                03.23 – Material Permanente
           03.3 – Comando de Estoque
                03.33 – Lista de Estoque
                03.34 – Solicitação de Material

04 – Financeiro

           04.1 – Fatura
                04.11 – Fatura de Serviço
                04.12 – Fatura de Material
                      04.121 – Fatura de Material de Consumo
                       04.122 – Fatura de Material Permanente
            04.2 – Nota de Empenho

05 – Informações Diversas

            05.1 – Protocolo
            05.2 – Comunicados
            05.3 – Convites/ Agradecimentos
            05.4 – Outros


Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no CEDOC?

Primeiramente deveria ser construída uma sede apropriada para o CEDOC, já que as instalações são precárias, o que prejudica a integridade do acervo sob sua guarda, não oferecendo nenhuma segurança quanto a sinistro, por exemplo.

Deveria haver um laboratório para restauração de documentos.

Treinamento para a equipe cedoquiana nos setores em que atua, por exemplo, no de microfilmagem.

Tratamento de descrição de documentos imagéticos, como fotografias, para identificação e posterior recuperação de informações para atender demandas de pesquisadores.
Contratação de arquivistas especializados em gêneros documentais audiovisuais, fonográficos, iconográfico e multimeios, dos quais o CEDOC possui acervo, mas não dá o tratamento adequado que promova a recuperação de informação.

Aumentar a divulgação do trabalho do CEDOC  para decanatos e departamentos da UnB

Ter uma equipe fixa para fazer assistência técnica em vários setores da UnB com periodicidade.

Composição de uma comissão para elaboração de um plano de classificação da área meio próprio para o fundo FUB.

Reanalisar as atividades de protocolo, e tentar aprimorar os trabalhos para que tenha uma inter-relação com as atividades arquivísticas, como por exemplo, classificação, e que melhor possam representar as séries documentais.

Melhorar o sistema UnBDOC, para que possa retratar a realidade dos departamentos, adotando numerações próprias para séries documentais, facilitando assim a ordenação e organização do acervo.

Manual de orientação às atividades diárias que apontasse as equipes e seus respectivos trabalhos diários;

Cursos direcionados aos estagiários a fim de mantê-los conectados no sentido de aprendizado ao CEDOC;

Sistema de tramitação automatizado de documentos no CEDOC.


Referências

ARQUIVO NACIONAL. (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Publicações técnicas n.º 51. Disponível em <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/dicionrio_de_terminologia_arquivstica.pdf>

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2007, 320 p.

CAMARGO, Ana Maria de Almeida & BELLOTTO, Heloisa. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. AAB/Núcleo Regional de São Paulo. São Paulo: CENADEM, 1990

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da adiministração pública/Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001, 199 pág.

Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às atividades-fim das instituições federais de ensino superior – IFES. Disponível em <http://www.cedoc.unb.br/images/stories/ifes_codigo_de_classificacao_de_documentos.pdf>

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