Atividade 2: Análise Diplomática de Documentos

 

           1.  Formulário

a.    Suporte: papel

b.    Disposição Lógica: cabeçalho, título, perguntas numeradas em ordem crescente.

c.    Função administrativa: avaliação

d.    Emissor: Professor André

e.    Forma: cópia

f.     Formato: folha avulsa

g.    Gênero: textual

h.    Espécie: formulário

O formulário pode ser considerado documento arquivístico em dois momentos: 1) quando ele é usado como instrumento de coleta de dados pelo professor; e 2) quando ele é aproveitado, com caráter didático em sala de aula.

Se houver o formulário original presente, a cópia do formulário é um documento não-arquivístico.

                 2. Convite de casamento

a.    Suporte: papel

b.    Disposição Lógica: nome dos pais, data, local, nome dos noivos.

c.    Função administrativa: convidar para o evento

d.    Emissor: noivos (Fernanda e Danilo)

e.    Forma: original múltiplo

f.     Formato: folha avulsa

g.    Gênero: textual

h.    Espécie: convite

O convite de casamento é um documento arquivístico para os noivos. No arquivo dos familiares e interessados este documento pode ser arquivístico visto que reflete fatos ocorridos.

                 3. Declaração

a.    Suporte: papel

b.    Disposição Lógica: nome do professor, cabeçalho com o nome da instituição, nome da aula, nome da disciplina, nome do programa, local, data, rodapé.

c.    Função administrativa: declara que o professor ministrou a aula

d.    Emissor: Professor André

e.    Forma: rascunho

f.     Formato: folha avulsa

g.    Gênero: textual

h.    Espécie: declaração

A declaração embora contenha várias características de documento arquivístico não o é, pois falta algo imprescindível para lhe tornar o documento [que se diz ser]: a assinatura do emissor, que ratificaria a informação nela contida. Dessa forma trata-se apenas de um rascunho, que não possui validade alguma.

                 4. Banner (Prospecto)

a.    Suporte: lona

b.    Disposição Lógica: cabeçalho, título, texto corrido sobre o tema cientifico, emblema. 

c.    Função administrativa: divulgação do trabalho científico.

d.    Emissor: Pedro Davi

e.    Forma: original

f.     Formato: banner

g.    Gênero: Imagético e Textual

h.    Espécie: prospecto

O banner é considerado um documento arquivístico por ser o resultado de um trabalho científico desenvolvido, apresentado pelo seu emissor em evento acadêmico, além de ser autêntico e original. Fora desse contexto acadêmico, por exemplo, já não teria esse caráter visto que estaria descontextualizado e não seria possível entender sua importância.

                 5. Atestado

a.    Suporte: papel

b.    Disposição Lógica: cabeçalho, título, logotipo, data, local, carimbo.

c.    Função administrativa: atestar que a referida pessoa compareceu ao médico ou necessita de repouso.

d.    Emissor: médico

e.    Forma: cópia, não autêntica.

f.     Formato: folha avulsa

g.    Gênero: textual

h.    Espécie: atestado

O atestado pode ser considerado um documento arquivístico por seu produtor, pois é gerado em meio de uma atividade e pelo receptor, pois possui caráter informativo e comprobatório de um fato.  Se o original for apresentado, a cópia também passar a ser um documento arquivístico. 

                 6. Flâmula

a.    Suporte: tecido

b.    Disposição Lógica: nome do evento, logo do evento, data

c.    Função administrativa: comprovar participação no evento

d.    Emissor: grupo de escoteiro

e.    Forma: original múltiplo

f.     Formato: flâmula

g.    Gênero: textual e imagético

h.    Espécie: flâmula

Acredito que a flâmula seja um documento arquivístico a partir do momento em que é criada com a finalidade de simbolizar o evento ou grupo dos escoteiros, além de quando se torna objeto de representação de algo.

                 7. Cartão de Escoteiro

a.    Suporte: plástico

b.    Disposição Lógica: símbolo, nome, registro, ano de ingresso, validade, telefones úteis.

c.    Função administrativa: identificar o escoteiro

d.    Emissor: UEB

e.    Forma: original

f.     Formato: cartão

g.    Gênero: textual e imagético

h.    Espécie: cartão

No caso do cartão de escoteiro, a análise é simples: o cartão é um documento arquivístico para a o grupo de escoteiros que o produziu, também é um documento arquivístico para a pessoa a qual pertence e não é um documento arquivístico para qualquer pessoa que não tenha uma relação com o cartão. Isso ocorre devido as características as quais um documento arquivístico deve conter. Nesse caso, um ponto crucial que define se esse é ou não um documento arquivístico é o emissor, pois dele depende o interesse e a ligação com o cartão.

                 8. Placa de Carro

a.    Suporte: metal

b.    Disposição Lógica: cidade, estado, registro de identificação (letras e números), lacre, número de identificação do expedidor.

c.    Função administrativa: identificar veículo e dono.

d.    Emissor: DETRAN

e.    Forma: Original

f.     Formato: placa

g.    Gênero: textual

h.    Espécie: placa

O que define se a placa de carro é um documento arquivístico ou não é a função a qual está sendo desempenhada e quem detêm a sua guarda. Para o Detran, a placa é um documento arquivístico porque foi produzida no decorrer de suas atividades (é um produto), contém uma informação registrada no suporte de metal e essa informação representa o registro efetivado o qual o emissor objetivava quando a placa foi criada, ou seja, a identificação do veículo, seu dono e os dados associados. A placa também é um documento arquivístico para uma pessoa que tinha em seu carro favorito a referida placa e a guardou como lembrança, porém, para um desconhecido que não tenha nenhuma relação com a placa ou para alguma instituição diferente do Detran, a placa não é um documento arquivístico.

                 9. Livro

a.    Suporte: papel

b.    Disposição Lógica: Título, autor, editora, data de publicação, referencia bibliográfica, texto corrido estruturado em capítulos.

c.    Função administrativa: transmitir conhecimento

d.    Emissor: André

e.    Forma: original múltiplo.

f.     Formato: livro

g.    Gênero: textual e imagético

h.    Espécie: livro

O livro é um documento arquivístico quando localizado no acervo do próprio autor ou da editora que o publicou, visto que o autor é o responsável pela criação do livro, já e editora pela sua confecção.

               10. Cartaz

a.    Suporte: papel

b.    Disposição Lógica: nome do evento, data, local, hora.

c.    Função administrativa: divulgação de evento

d.    Emissor: órgão responsável pelo evento

e.    Forma: folha avulsa

f.     Formato: cartaz

g.    Gênero: textual e imagético

h.    Espécie: cartaz

O cartaz é um documento arquivístico se presente no conjunto documental do órgão que o produziu para determinada finalidade. Se presente em outros acervos deixa de ser orgânico.

Referências Bibliográficas:

Imagem: Disponível em <http://perlbal.hi-pi.com/blog-images/337495/gd/1204140536/Documentos-ate-quando-guarda-los.jpg> Acessado em 30 de março de 2012

GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano. Tipología y séries documentales: cuadros de clasificación, cuestiones metodológicas y prácticas: Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2007 (Asarca forma, 2).

O Encontro de Théo com a Análise Diplomática

Théo, estagiário do Arquivo da Presidência da República, mexendo em algumas caixas de documentos, deparou-se com uma análise diplomática avulsa, que chamou a sua atenção por não conseguir identificar a qual documento se referia. Como Théo já fez a disciplina Diplomática e Tipologia Documental com o Professor André, resolveu usar a mesma brincadeira de "Descubra que documento é esse" para desvendar esse mistério. A partir disso, resolveu ir a fundo e entender como os autores da Arquivologia definem destes termos descritos no documento misterioso.
Descobriu que:

Suporte: é o material no qual são registradas as informações (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Na análise encontrada o suporte era convencional, ou seja, papel.
Disposição lógica das informações: Théo sentiu uma grande dificuldade para localizar essa definição por parte dos autores mas entendeu que  os documentos contém dados e informações. Quando são estruturados de forma sistemática, isso ajuda na compreensão da mensagem que se deseja passar. Ou seja, o cabeçalho, o título, data, assinatura, timbre e o símbolo identificados na análise que encontrou são estruturados de forma lógica no documento, facilitando então a compreensão por parte do usuário. Concluiu que a disposição lógica de informações facilita o entendimento e faz com que o documento seja único, com características próprias.
Funções: são as origens funcionais do documento, as razões pelas quais foi produzido, tomando-se em consideração - e nesta ordem - a função, a atividade que lhe concerne e os trâmites pelos quais passou. (BELLOTO, 2002). A principal função do documento misterioso encontrado é a habilitação de investidura de cargo.
Entidade produtora: entidade coletiva, pessoa ou família identificada como geradora de arquivo (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Logo depois, verificou que quem produziu o documento foi o Tribunal Superior Eleitoral - TSE
Gênero Documental: reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação, como documento audiovisual, documento bibliográfico, documento cartográfico, documento cinematográfico, documento iconográfico, documento eletrônico, documento micrográfico, documento textual” (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Ele verificou que o gênero predominante no documento não identificado é o textual.
Formato: configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. (CAMARGO, 1996). Identificou, posteriormente, que a análise dizia que o documento foi feito no papel timbrado.
Não satisfeito com o que descobriu, resolveu pesquisar sobre a espécie documental para, finalmente, descobrir do que se tratava.
Espécie Documental: é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Logo depois dessa informação, ficou óbvio para Theo sobre qual documento a análise dizia respeito: era um Diploma de Declaração de Vencedor da Eleição Presidencial.  Procurou na caixa-arquivo o documento citado. Com muita sorte ele encontrou o tal Diploma e descobriu que era da então Presidenta Dilma Rousseff! Agora, Théo e todos os leitores desse novo blog sabem como a análise diplomática pode ser útil na descrição documental!

Referências:

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica. Rio de janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/download/dic_term_arq.pdf>. Acesso em 22.03.2012

CAMARGO, Ana Maria de A. (coord.). Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB-Núcleo Regional de São Paulo, Secretaria de Estado da Cultura, Departamento de Museus e Arquivos, 1996.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. . Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Imesp/Arq-Sp, 2002. (projeto Como Fazer, 8). Disponível em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_17_Como%20fazer%20analise%20diplomatica%20e%20analise%20tipologica.pdf>. Acesso em 21.03.2012