Conhecendo o Decanato de Gestão de Pessoas

Boa tarde, hoje vamos falar sobre o Decanato de Gestão de Pessoas, que foi a unidade destinada para o nosso grupo analisar. Também vamos apresentar o cronograma de atividades e as propostas de trabalho.

Em meio a um conceito novo para o desenvolvimento de uma estrutura administrativa e financeira, a autonomia surgiu como ponto essencial década de 60 quando a UnB foi planejada, tendo o intuito de ser livre e agir por si própria. Em 15 de janeiro de 1962, o decreto 500 instituiu a Fundação Universidade de Brasília, aprovando então um estatuto e uma estrutura. Decanatos, Secretarias e Departamentos foram criados. Em 2010, foi aprovado que a Secretaria de Recursos Humanos passaria a ser o Decanato de Gestão de Pessoas.

O DGP é uma unidade administrativa ligada à reitoria, que é capaz de coordenar e fiscalizar a contratação e desenvolvimento de pessoal. Sua maior função é fazer com que todos os departamentos relacionados funcionem de forma eficaz. Atuando na área de gestão de pessoas, nos concursos públicos e seleções, no atendimento aos colaboradores e na capacitação, desenvolvimento e educação desses.

O DGP está posicionado no organograma da UnB como um dos Decanatos responsáveis pela: Diretoria de Provimento, Acompanhamento e Movimentação; Diretoria de Capacitação, Desenvolvimento e Educação; Diretoria de Administração de Pessoas; Diretoria de Saúde, Segurança e Qualidade de Vida e as respectivas coordenadorias. Sendo totalmente subordinado à Reitoria e Vice-Reitoria. E ainda intermediado e auxiliado (função de staff), se preciso, pela Prefeitura do Campus e pela Secretaria de Gestão Patrimonial, além da Procuradoria Jurídica e da Auditoria Interna.

O Decanato

O Decanato de Gestão de Pessoas da Universidade de Brasília – DGP/UnB, assim apresenta sua missão, visão e valores:

Missão: promover a gestão, desenvolvimento e potencialização de pessoas contribuindo para a busca permanente da excelência, saúde, segurança e qualidade de vida no trabalho.

Visão: ser padrão de excelência nacional em gestão de pessoas em Instituições Federais de Ensino Superior.

Valores:

- Humanização nas relações de trabalho

- Respeito à diversidade

- Saúde, segurança e qualidade de vida

- Excelência

- Trabalho em equipe

- Satisfação no trabalho

- Democratização do acesso às informações

- Ética e transparência nas ações

- Compromisso institucional

- Responsabilidade socioambiental

Quadro de Pessoal

Os servidores do DGP/UnB são lotados nos Centros de Custo da Diretoria de Administração de Pessoal, Diretoria de Saúde, Projeto Viva Bem e no próprio Decanato de Gestão de Pessoas. Em seu quadro de pessoal estão servidores das mais variadas profissões que incluem administradores, analistas, arquitetos, arquivistas, assistentes, bibliotecários, cenógrafos, contínuos, contadores, desenhistas, economistas, eletricistas, engenheiros, editores de publicações, garçons, médicos, motoristas, cozinheiros, odontólogos, operadores de câmera, pedagogos, produtores culturais, professores de nível superior, psicólogos, recepcionistas, secretários, técnicos de diversas áreas, telefonistas, vigilantes, entre outros, além de contar com a colaboração laboral de estudantes estagiários advindos da educação de nível médio e de ensino superior.

O total de servidores efetivos são 185, do SICAP são 33, dos estagiários técnicos são 23, de estagiários de graduação são 50 e dos estagiários de nível médio são 12. Totalizando 309 colaboradores.

Atividades Gerais

O DGP/UNB, através de suas Diretorias, é responsável pelo provimento, movimentação e acompanhamento dos servidores, seja em caráter efetivo ou através de seleções simplificadas, para atender às necessidades do corpo de profissionais necessários ao desenvolvimento das atividades da Universidade de Brasília, além da contratação de estagiários de níveis médio e superior. Também é de sua incumbência o aperfeiçoamento constante dos profissionais que compõem seu quadro pessoal, preocupando-se, assim, com a  identificação das necessidades, planejamento, desenvolvimento e avaliação de  ações educacionais e do acompanhamento da gestão do desempenho no trabalho com base no modelo de gestão por competências e nos princípios referentes à legislação pertinente.

Importância para a UnB

Sendo o Decanato responsável pela contração do quadro de lotação dos servidores da UnB, o DGP é de extrema importância para que a Universidade atinja seu potencial nas atividades de pesquisa, ensino e extensão, contando com a valiosa contribuição de profissionais comprometidos com seu ideal de excelência, desde a contração até seu aperfeiçoamento, preocupado com a qualidade de vida dos servidores e desempenho de atividades em consonância com o êxito que a UnB almeja.

Contato

Telefones: (61)3307-2902 - Telefax:(61)3307-3056

Localização: Campus Universitário Darcy Ribeiro - Gleba A, Reitoria, Bloco A - 1° Andar CEP 70910-900 Brasília – DF

Atendimento: 08 às 12hs e 14 às 18hs

Site: www.dgp.unb.br

O site

O site do DGP está dividido em módulos:

·           Gestão de pessoas: onde tem informações sobre o DPG, sobre o quadro de pessoal da universidade e as questões relativas a esse;

·           Concurso Público e Seleção;

·           Atendimento ao Servidor;

·           Capacitação, Desenvolvimento e Educação do Servidor;

Estes blocos estão voltados, principalmente, para informar as pessoas sobre a atuação do DGP. No bloco Atendimento ao Servidor, observamos que está disponibilizado formulários para preenchimento, porém as informações sobre o que deve ser feito estão em outra página “Guia do servidor” que especifica quais os procedimentos que deve ser adotado. Porém verifica-se a necessidade de uma ligação entre as páginas de Formulários e de Guia do Servidor, e também de mais informações referente a esses documentos.

A Documentação

O DGP produz, hoje, centenas de documentações diferentes, cada  uma com determinada finalidade. Alguns exemplos são: Abono de Permanência, Declaração Acumulação ou Não-Acumulação de Cargos/Empregos/Funções, Declaração de Aposentadoria, Ficha Individual de Adicional Noturno, Requerimento de Alteração de Conta Bancária, Requerimento de Auxílio Natalidade, Requerimento de Auxílio Pré-Escolar, Folhas de Frequência, Declaração de bens e valores, etc. Essa documentação, entre inúmeras outras, auxilia e subsidia a maioria das relações com pessoal no âmbito da Universidade de Brasília e externamente. São documentações que comprovam e fundamentam as atividades dos servidores, prestadores de serviço e colaboradores, ou seja, documentação da área-meio.

Situação da Documentação

O Arquivo Corrente do DGP está localizado parte na Reitoria e a outra  no Prédio Multiuso II. Já o Arquivo Intermediário está localizado no Centro de Documentação – CEDOC, especificamente, na sala número 2. A massa documental acumulada está sendo tratada pelos colaboradores do CEDOC a mais ou menos 2 anos e tem previsão para ser finalizada até o final do ano de 2012. A documentação encontra-se com uma identificação pouco confiável, grande parte foi apenas distribuída nas caixas sem nenhum critério, há materiais (grampos, barbantes) que deterioraram os documentos, está um tanto quanto desgastada devido a fatores ambientais e por ter sido uma documentação que sofreu constantes mudanças físicas no decorrer de sua existência, acumulada no Arquivo Central do CESPE e posteriormente enviada para o CEDOC por falta de espaço físico. Portanto, o tratamento é feito da classificação á lista de eliminação. Para auxiliar nos trabalhos desenvolvidos para o tratamento da documentação, o fundo DGP conta com uma equipe fixa de quatro pessoas, dois deles estagiários técnicos e dois estagiários de graduação e com uma equipe disponibilizada para rodízio. O Projeto DGP, desenvolvido pelo CEDOC  tem como finalidade tratar a documentação de fase intermediária do DGP, eliminando o que já deveria ter sido eliminado de acordo

com as regras previstas em lei, consequentemente identificar a temporalidade de cada documento para prever sua destinação, e posteriormente torná-la  acessíveis.

Cronograma de Atividades

08/04 a 20/04	Início do estudo no DGP (Decanato de Gestão de Pessoas). Entendimento do funcionamento do site. Entrevista com a Tânia do CEDOC (que está em um projeto com o decanato) para entender melhor como está a situação dos documentos do DGP. Escolha de documentos para serem trabalhados durante o semestre. Proposta das melhorias tendo como exemplo o site do SAA.
23/04 a 27/04	Entrevista com funcionário do DGP para conhecimento do âmbito e da legislação em que os documentos foram criados e atos de criação do Decanato.
30/04 a 04/05	Discussão entre o grupo para fazer a análise diplomática dos documentos escolhidos no início do trabalho.
07/05 a 11/05	Discussão sobre melhorias no espaço físico do DGP e no tratamento e acondicionamento dos documentos presentes.
14/05 a 18/05	Revisão de literatura. Assimilação do que foi feito até agora com o que está sendo estudado na disciplina.
21/05 a 25/05	Visita ao DGP a procura de documentos com suportes especiais.
28/05 a 01/06	Selecionar as melhores propostas apresentadas na discussão da quarta semana (07/04 a 11/05) e apresentá-las aos funcionários responsáveis pela documentação trabalhada no DGP.
04/06 a 08/06	Primeiros passos para concluir o trabalho relativo ao semestre.
11/06 a 15/06	Últimos ajustes e conclusão do trabalho final. Apresentação em sala de aula.
08/04 a 20/04	Início do estudo no DGP (Decanato de Gestão de Pessoas). Entendimento do funcionamento do site. Entrevista com a Tânia do CEDOC (que está em um projeto com o decanato) para entender melhor como está a situação dos documentos do DGP. Escolha de documentos para serem trabalhados durante o semestre. Proposta das melhorias tendo como exemplo o site do SAA.
23/04 a 27/04	Entrevista com funcionário do DGP para conhecimento do âmbito e da legislação em que os documentos foram criados e atos de criação do Decanato.
30/04 a 04/05	Discussão entre o grupo para fazer a análise diplomática dos documentos escolhidos no início do trabalho.
07/05 a 11/05	Discussão sobre melhorias no espaço físico do DGP e no tratamento e acondicionamento dos documentos presentes.
14/05 a 18/05	Revisão de literatura. Assimilação do que foi feito até agora com o que está sendo estudado na disciplina.
21/05 a 25/05	Visita ao DGP a procura de documentos com suportes especiais.
28/05 a 01/06	Selecionar as melhores propostas apresentadas na discussão da quarta semana (07/04 a 11/05) e apresentá-las aos funcionários responsáveis pela documentação trabalhada no DGP.
04/06 a 08/06	Primeiros passos para concluir o trabalho relativo ao semestre.
11/06 a 15/06	Últimos ajustes e conclusão do trabalho final. Apresentação em sala de aula.

Documentos do DGP propostos para análise:

·         Folha de Frequência do Servidor;

·         Requisição de Afastamento do Servidor Técnico no país;

·         Processo de Contratação de Professor Substituto;

·         Solicitação de Licença Maternidade; e

·         Relatório Final de Estágio Probatório.

    Diretriz Geral

         Fazendo uma análise comparativa entre o site do SAA e o site do DGP visando identificar pontos de melhoria para o Decanato em questão, concluímos que alguns pontos proporcionariam ao DGP uma benfeitoria no fluxo de suas atividadades e uma melhor compreensão dos serviços prestados tanto para os usuários externos quanto para a comunidade em geral.

O prognóstico quanto aos tópicos seguintes:

·         Apresentação do organograma, para subsidiar o entendimento da estrutura hierárquica e a relação com o fluxo de documentos;

·         Abordar as seguintes informações em relação aos documentos:

o   Forma;

o   Espécie;

o   Função Administrativa;

o   Formato;

o   Gênero;

o   Emissor;

o   Suporte;

o   Disposição lógica das informações;

o   Conteúdo;

o   Legislação;

o   Temporalidade;

o   Tramitação;

o   Contexto de produção; e

o   Informações complementares.

Essas são as informações e propostas gerais para posteriores trabalhos que serão desenvolvidos pelo nosso grupo, podendo haver modificações de acordo com as necessidades.

Até a próxima!